各校区、片组、老年二级社团：
为加强老年社团管理，根据《湖南科技大学老年社团管理办法（试行）》（以下简称《老年社团管理办法》）和《湖南科技大学老年文化体育艺术协会章程》（以下简称《老年文体协会章程》）精神，联系工作实际，决定对老年社团中的二级社团进行调整及领导班子换届。现将有关事项通知如下：
一、社团调整
离退休工作处现有二级社团10个，拟保留或新成立二级社团共计12个（详见附件1）。依据功能不重复、无相互包含关系原则，将原“欣乐艺术团”“音乐协会”合并为“艺术团”（可设“舞蹈队”、“合唱队”、“器乐队”等）；原有其他社团原则上维持不变，如其他社团出现《老年社团管理办法》中有关“老年社团的撤销”和《老年文体协会章程》中有关“二级协会的撤销”条款现象的，按规定予以撤销。
各校区原有的活动兴趣小组可根据《老年社团管理办法》《老年文体协会章程》中有关条款，申请组建新的二级社团(如棋牌协会、军腰鼓协会、桌球协会等)。
调整或新增的二级社团必须按照《老年社团管理办法》、《老年文体协会章程》要求，填写《湖南科技大学老年社团组建申请表》（附件2），并按要求提交相关材料，经老年文体协会和离退休工作处审定下文后正式成立。
二、社团班子换届
根据《老年社团管理办法》、《老年文体协会章程》规定，各二级社团选举产生会长1名、副会长2-3名、秘书长1人、理事若干，任期为三年。
（一）社团负责人推荐原则
1. 民主原则。新一届社团负责人候选人采取群众推荐和自荐方式产生，通过民主协商确定。
2. 代表性原则。要综合考虑不同层面的离退休教职工在社团班子中的比例，且一位同志只能任一个社团的负责人（含正、副会长、秘书长），原则上要求年龄不超过75周岁（其中竞技性较强的体育类协会负责人，年龄不超过70周岁），身体健康，热心为会员服务，长期居住在校内或长株潭范围内。
（二）时间安排
1. 2015年11月29日前所有新老会员填写《湖南科技大学老年社团会员申请表》（附件3）交现任社团负责人，现社团负责人将名单进行汇总，填写《2015年社团（协会）会员名单》（附件4），《会员申请表》社团存档。
2. 2015年11月29日至11月30日各社团分校区酝酿推荐本校区负责人候选人1—2人（南校区1-3人）。
3. 2015年12月1日至12月2日由现任社团负责人主持召开全体会员或会员代表会议，在三个校区推荐的负责人候选人中民主推选本社团负责人（含会长、副会长、秘书长和理事）。
（三）组织协调
换届改选是社团建设的一件大事，各位会员要以主人翁的态度积极参与。离退休工作处协助现任社团负责人做好社团换届的组织协调工作。
（四）信息反馈
1. 各社团在推荐候选人过程中有问题及时与离退休工作处联系；
2. 请各社团于2015年12月3日前将填写好的《2015年二级社团调整换届情况汇总表》（附件5）交离退休工作处活动指导科；
3. 离退休工作处2015年12月8日前将换届结果公示，公示后下文确认。
（五）档案交接
1. 请现任社团负责人11月29日前把《2015年工作总结》及《2015年社团（协会）会员名单》（附件4）电子版和纸质版一并交离退休工作处活动指导科；
2. 请现任社团负责人12月15日前与新任社团负责人做好社团档案材料的交接工作。
3. 请新任负责人按《湖南科技大学老年人二级社团（协会）章程模板》（见附件6）要求修订社团（协会）章程，12月15日前将修订后的章程电子版及纸质版交离退休工作处活动指导科。
离退休工作处
二〇一五年十一月五日
